2021年01月18日

社員総会をオンラインで開催しました

EVENT

こんにちは!
人事企画部の武島です。
昨年11月5日に開催されたアジアンリンクの社員総会についてご紹介いたします。
例年、社員が一堂に会して行われてきた社員総会も、今回は新型コロナウイルスの感染拡大により、オンラインで開催する運びとなりました。企画運営メンバーの視点から、準備当日の運営における苦労話や感想などを開催レポートとしてまとめていきます。

アジアンリンクの社員総会

アジアンリンクは、今まで年に2回、春と秋にホテルの会場をお借りして社員総会を行っていました。会社の事業目標の共有や部署ごとの成果発表、客先常駐でなかなか顔を合わせられない社員同士の交流のためです。
しかし、新型コロナウイルスが猛威を振るい、大人数が顔を合わせることが難しくなってしまったため、今回は初めてオンラインで開催することになりました。

リモート開催の準備

さて、オンラインでの開催が決まったものの、初の試みだったため、右も左もわかりませんでした・・・

まずはオンラインでの社員総会をどんな風にやりたいか、以下の内容を軸に置きイメージを固めていきます。

・話をしている人の顔(画面)が見られるようにする
↳スポットライトビデオ機能を使い、話し手の画面を固定する
・オンラインでの開催でも社員総会に出席している実感を得られるように工夫をする
↳表彰式の際に流す動画を豪華なものにする
・録画をして、当日参加できなかった人たちも見られるようにする
↳社員総会の様子を画面録画で残し、社員のみが閲覧できる形で共有する

ツール選び

オンラインで社員総会を開催するにあたって準備したもの、使用したものをご紹介します。

・zoom
全社員約150名が参加できるように、また、時間無制限にするためにProライセンス+大規模ミーティングアドオンを購入しました。

・PC
特別に手配したものではなく、普段業務で使っているPCで、カメラはこのPCに装備されているものをそのまま使用しました。

・スライド
事業部目標や成果発表のスライドを準備しました。
スライド内に動画や重いファイルを入れるとPCが固まってしまう恐れがあったため、ファイルを分けて、画面共有を都度切り替えました。
ポイントは準備した画像を軽量化したことです。かなりボリュームがある内容だったため、画像を軽量化しないとどうしても「カクカク」して見づらくなってしまいます・・・

社員総会当日

いよいよ本番当日!
時間通りに人が集まるか不安だったため、30分前から入室可能にしました。

カメラオフやミュート切り替え等の注意書きを掲載する時間になり、司会者のカメラとマイクをオンにして、いよいよ社員総会がスタートしました。

① 社長挨拶、会社全体の概況報告
田邊社長から初めの挨拶と会社の概況報告をしていただきました。

② 新任幹部挨拶
新任幹部から簡単な自己紹介と挨拶をしていただきました。

③ 新入社員紹介、中途社員紹介
2020年度に入社した新入社員と、2020年4月以降に入社した中途社員の方々から簡単な自己紹介と挨拶をしていただきました。

④ 各部上期進捗報告
各部署から上期の進捗報告をしていただきました。

⑤ 表彰式
昨年度、大きな功績を会社に収めた社員を「新人賞」「優秀賞」「特別賞」「社長賞」の4つに分類し、合計9名を表彰致しました。
今回社長賞を受賞したのはコンサルティング部のエース!
『内勤外勤に関わらず業務上のミッションをよく理解し、業務を遂行できる。
また、判断に迷う部分があれば、自発的に確認してくれるため、安心してタスクを割り当てられる。』
等の理由により受賞されました!
表彰ではスライド形式ではなく、なんと社員が作成した動画で受賞者を発表しました。
やはりBGMや動きのある映像は迫力があって盛り上がります!
とても豪華で素晴らしい動画だったのですが、こちらでお見せできないのが残念です…。

⑥ 総務経理部より連絡事項

⑦ 閉会の挨拶
宮川専務から閉会の挨拶をしていただきました。

社員総会を終えて

初めてのオンライン開催でしたが、大きなトラブルもなく、無事に終えることができました。
参加率を見てみると全社員152人中、最大時には118人と、従来のオフラインで開催するよりも高い結果となりました!今までは業務の都合などでどうしても会場に足を運べなかった社員もオンラインならどこからでも入れるため、参加人数が増えたのだと考えられます。
まさにオンライン開催ゆえの利点ですね!!
また、企画運営の立場としては機械トラブル等も懸念していましたが、一番不安だったことは何より「社員が盛り上がってくれるかどうか」という点でした。今までのように顔を合わせているわけではないので、ツッコミや笑のタイミングがずれたりすることも考えられます。

しかし、本番が始まると、皆さんがチャットで盛り上げてくれました!皆さんの臨機応変な対応力に感謝です!
表彰式で受賞者が発表されると飛び交うチャットでの「おめでとう!!」「8888888」、👏や🎉のスタンプ!今チャットを読み返してみても楽しい気持ちがよみがえります。温かい社風を実感した時間でした☺

また、今回の社員総会を受けて他部署から似たような形式で勉強会をしたいという声が上がったこともとても嬉しく思います。苦労した点も含めてノウハウを共有できればと思っています。

次回に向けて

新型コロナが終息し、今までのような社員総会ができるようになって欲しいのは当然ですが、もしも、次回もオンライン開催であれば、盛り上げてくれたチャットを活かすための案を何か考えたいと思いました!また、弊社のロゴが入ったバーチャル背景などを作成し、事前配布するのも統一感があって素敵かもしれません。
オフラインにはオフラインの、オンラインにはオンラインの、異なった形の良さがあるのだと思います。
それぞれのメリットを活かしてより良い物を築き上げていきたいと実感した社員総会でした!
ここまで読んで頂きありがとうございました。それでは失礼いたします!